Sebagai usahawan, guru ataupun pekerja di sesebuah institusi, menghadiri mesyuarat adalah satu tugas biasa. Ada pelbagai jenis mesyuarat. Namun, untuk mendapatkan keputusan yang menyebelahi kita, perlu ada persediaan sebelum menghadiri mesyuarat.
Berikut 5 persediaan perlu ada sebelum menghadiri mesyuarat :
1. Mengetahui agenda
Agenda biasanya dimaklumkan melalui surat jemputan. Dari agenda yang disenaraikan kita akan maklum akan perkara-perkara yang akan dibincangkan. Cari agenda mana yang ada kena mengena dengan kepentingan anda dan buat persediaan.
2. Siapa yang akan hadir
Senarai kehadiran biasanya terlampir bersama surat jemputan. Dengan mengetahui siapa yang akan hadir dan siapa yang akan mempengerusikan mesyuarat, anda akan lebih bersedia. Jika ada wakil dari organisasi yang tidak dinamakan dan organisasi tersebut penting, anda boleh bertanya pihak sekretariat siapa yang mungkin hadir.
Tentukan siapa dari pihak anda yang kena hadir. Biasanya kena cukup senior berbanding dengan ahli mesyuarat yang lain dan mempunyai kuasa untuk membuat keputusan.
3. Baca kertas mesyuarat dan buat persediaan tambahan
Menghadam kandungan kertas mesyuarat penting untuk membolehkan pengarah melaksanakan amanah yang dipikulnya. Jangan tunggu elaun sahaja tanpa memberi balik nilai kepada syarikat yang melantik kita. Kertas mesyuarat biasanya diberi beberapa hari terlebih dahulu. Ini membolehkan anda untuk mengetahui secara terperinci apa yang akan dibincangkan.
Cuba kenal pasti isu-isu utama dan carilah data serta maklumat tambahan. Tentukan kedudukan anda di dalam setiap agenda supaya anda boleh memberi sumbangan dan mempengaruhi keputusan mesyuarat.
4. Hubungi ahli mesyuarat lain, jika perlu
Ini adalah untuk mengetahui kedudukan mereka dan apa yang mereka musykilkan, jika mereka tidak kisah untuk dihubungi. Anda kena berhati-hati kerana perkara ini mungkin sensitif bagi sesetengah ahli atau agensi terbabit.
5. Jangan lupa untuk baca minit dan pastikan ketepatannya
Minit mesyuarat merekodkan perjalanan dan keputusan mesyuarat. Pastikan minit mesyuarat yang lalu tepat, terutama rekod mengenai keputusan yang dibuat dan yang berkaitan dengan anda.
Jika ada kesilapan, minta supaya diperbetulkan. Jika ada kesalahan ejaan atau kesalahan editorial yang lain, boleh maklumkan kepada setiausaha mesyuarat. Maklumkan juga bahawa anda telah berbuat demikian di dalam mesyuarat untuk direkodkan.
Baca : 5 Sikap Ini Bukti Ramai Cikgu Sebenarnya Tidak Serius Jadi Cikgu?
Kesimpulan
Dengan persediaan yang cukup, anda akan dapat menyumbang dan mempengaruhi keputusan mesyuarat. Di dalam masa yang sama, orang lain akan dapat menilai siapa diri anda. Selamat bermesyuarat.
- Daku Amat
Tags : usahawan persediaan mesyuarat guru pekerja pengetahuan
